OTTO-Bestellstatus prüfen: Welche Aufträge sind versandbereit?

Für die Versandbearbeitung suchst du bei OTTO nach Bestellpositionen mit fulfillmentStatus: PROCESSABLE. ANNOUNCED ist noch keine Versandfreigabe; SENT bezeichnet bereits als versendet geführte Positionen. Prüfe deshalb die einzelnen Positionen eines Auftrags. Ein gemeinsamer Bestellkopf kann Artikel enthalten, die sich in unterschiedlichen Bearbeitungsstadien befinden.

Mit Backlane kannst du diese Statusdaten im KI-Chat prüfen und eine Arbeitsliste erstellen. Die Verbindung beschreibt die Backlane-Dokumentation; den grundsätzlichen Ablauf erklärt der Praxisleitfaden zur Marktplatzanalyse mit KI. Die folgenden Prompts sind Vorlagen, die nicht mit einem Händlerkonto ausgeführt wurden. Sie lesen Daten und erstellen Prüflisten. Der tatsächliche Versand bleibt ein eigener Arbeitsschritt.

Was bedeuten ANNOUNCED, PROCESSABLE und SENT?

Entscheidend ist der Status der einzelnen physischen Einheit, bei OTTO „Position Item“ genannt. Auch mehrere Stück derselben SKU können dadurch getrennt verfolgt werden. Die OTTO-Bestelldokumentation beschreibt die Statuswerte und ihre Übergänge.

Status der Position	Bedeutung	Nächste Prüfung
ANNOUNCED	Angekündigt, noch nicht zur Versandbearbeitung freigegeben.	Reservierung und späteren Statuswechsel prüfen.
PROCESSABLE	Zur Bearbeitung freigegeben.	Position in die Versandarbeitsliste übernehmen und Lagerablauf prüfen.
SENT	Über die Versandschnittstelle als versendet geführt.	Bei Rückfragen die zugehörige Sendung prüfen.
RETURNED	Als retourniert geführt.	Im Retourenprozess weiterprüfen.
CANCELLED_BY_PARTNER / CANCELLED_BY_MARKETPLACE	Vom Händler beziehungsweise Marktplatz storniert.	Aus der Versandarbeitsliste ausschließen.

ANNOUNCED ist allein kein Fehler. OTTO beschreibt eine anfängliche Wartephase, in der Kunden noch stornieren können; bei Vorkasse kann dieser Zustand länger bestehen. Für solche Positionen empfiehlt OTTO eine Bestandsreservierung. Daraus folgt noch keine Freigabe zum Verschicken. Siehe die OTTO-Empfehlungen zu angekündigten Bestellungen.

Ebenso belegt SENT keine Zustellung beim Kunden. Sendungsdaten gehören zu einem eigenen Objekt; dessen Aufbau erklärt die Dokumentation der OTTO-Versandschnittstelle.

Warum kann ein einfacher Statusfilter Positionen übersehen?

OTTO unterscheidet beim Abruf zwischen dem Lebenszyklus der Bestellung und einem Treffer auf mindestens einer Position. Im standardmäßigen Modus BUCKET beeinflussen auch die anderen Positionen, unter welchem Status der Auftrag gefunden wird. Mit mode=AT_LEAST_ONE reicht eine passende Position für den Auftragstreffer. Die Suchmodi der Orders-Schnittstelle erklären diesen Unterschied.

Für eine vollständige Arbeitsliste bearbeitbarer Positionen verwendest du deshalb fulfillmentStatus=PROCESSABLE zusammen mit mode=AT_LEAST_ONE. Danach behältst du innerhalb der gefundenen Aufträge ausschließlich die tatsächlich passenden Positionen. Der Auftragstreffer bedeutet nicht, dass jede enthaltene Position verschickt werden darf.

Wie findest du auch ältere offene Aufträge?

Beginne mit dem offenen Bestand, nicht mit „Bestellungen seit heute“. Ein älterer Auftrag kann weiterhin Arbeit enthalten, obwohl er außerhalb eines gewählten Bestellfensters liegt. Auch ein Filter auf kürzlich geänderte Aufträge kann unverändert offene Fälle ausblenden.

Für diesen Check lässt du daher zunächst fromOrderDate, toOrderDate und fromDate weg. Die Datumsparameter und die Cursor-Paginierung sind im OTTO-API-Index unter Orders V4 dokumentiert. Ein kleiner angezeigter Ausschnitt ist in Ordnung, solange die Auswertung alle Ergebnisseiten berücksichtigt und den Ausschnitt benennt.

Erstelle lesend die Versandarbeitsliste meiner OTTO-Verbindung
[Verbindungsname]. Ändere keine Bestellungen oder Sendungen.

Suche mit fulfillmentStatus=PROCESSABLE und mode=AT_LEAST_ONE.
Setze keine Bestell- oder Änderungsdatumsgrenze. Folge allen
nextcursor-Seiten. Behalte danach nur PROCESSABLE-Positionen
und zähle jede Kombination aus salesOrderId und positionItemId einmal.

Zeige die Gesamtzahl dieser Positionen und die 20 ältesten nach
processableDate: Bestellnummer, Positionskennung, SKU, Status,
processableDate und expectedDeliveryDate, soweit vorhanden.
Führe fehlende processableDate-Werte gesondert auf; ersetze sie
nicht durch das Bestelldatum. Nenne nicht angezeigte Positionen.

Nenne Quelle, Verbindung, Abrufzeitpunkt und Vollständigkeit.
Bei abgebrochener Paginierung kennzeichne das Ergebnis als unvollständig.
Gib keine Kundennamen, Adressen oder Kontaktdaten aus.
Leite aus expectedDeliveryDate keine Versandfrist ab.

Eine erfolgreiche, vollständig gelesene Abfrage ohne passende Positionen ist ein leerer offener Bestand für diese Verbindung. Fehlende Berechtigung oder ein abgebrochener Abruf sind andere Ergebnisse und dürfen nicht als „keine offenen Aufträge“ erscheinen.

Welche Position solltest du zuerst prüfen?

Nutze processableDate, wenn vorhanden, um die ältesten bearbeitbaren Positionen zuerst anzusehen. Dieses Feld bezeichnet den Eintritt in PROCESSABLE. orderDate ist dagegen das Bestelldatum. Beide beantworten unterschiedliche Fragen: „Seit wann bestellt?“ und „Seit wann bearbeitbar?“ Die Felder stehen im Antwortschema der Orders-V4-Schnittstelle im OTTO-API-Index.

expectedDeliveryDate bezeichnet den erwarteten Liefertermin. Ein naher oder bereits vergangener Wert ist ein Anlass zur Prüfung, aber keine daraus berechenbare verbindliche Versandfrist. Für eine solche Bewertung fehlen unter Umständen Transportlaufzeit, Versandvereinbarung oder aktuelle Lagerinformationen. Fehlende Datumswerte gehören sichtbar in die Prüfliste.

Eine brauchbare Priorität lautet beispielsweise: „Seit drei Tagen bearbeitbar; Lagerbearbeitung prüfen.“ Die Aussage „muss heute bis 14 Uhr versendet werden“ braucht eine zusätzlich belegte Frist. Der KI-Chat sollte diese beiden Aussagen auseinanderhalten.

Wie sieht das bei einem gemischten Auftrag aus?

Fiktives Beispiel: Der Auftrag BEISPIEL-A enthält drei Leuchten. Position 1 ist SENT, Position 2 ist seit zwei Tagen PROCESSABLE, Position 3 ist storniert. In deine Versandarbeitsliste gehört nur Position 2. Weder ein erneuter Versand aller drei Leuchten noch das vollständige Ausblenden des Auftrags wäre richtig.

Ein zweiter Beispielauftrag enthält eine ANNOUNCED- und eine PROCESSABLE-Position. Gerade hier hilft die Suche mit AT_LEAST_ONE: Die bearbeitbare Position soll trotz des gemischten Auftrags gefunden werden. Die angekündigte Position bleibt ausgeschlossen. Das sind zwei unabhängige Prüfentscheidungen innerhalb derselben Bestellung.

Wie überprüfst du einen auffälligen Auftrag vor der Bearbeitung?

Lies den ausgewählten Auftrag erneut, bevor du aus der Liste einen Arbeitsschritt ableitest. Zwischen Übersicht und Bearbeitung können sich Status ändern. Dafür kannst du einen Auftrag gezielt über seine Bestellnummer abrufen und die einzelnen Positionen vergleichen.

Prüfe in meiner OTTO-Verbindung [Verbindungsname] ausschließlich
den Auftrag mit der Bestellnummer [Bestellnummer], nur lesend.

Vergleiche die aktuellen Positionen mit dieser früheren Prüfliste:
[Positionskennung, früherer Status und früherer Abrufzeitpunkt].

Zeige je Position SKU, früheren und aktuellen fulfillmentStatus
sowie processableDate, sentDate und expectedDeliveryDate, soweit vorhanden.
Trenne weiterhin PROCESSABLE-Positionen von inzwischen SENT,
stornierten oder anderen Positionen. Erfinde keine Änderungsursache.

Nenne den neuen Abrufzeitpunkt und fehlende Werte. Gib keine
Kundennamen, Adressen oder Kontaktdaten aus. Markiere nichts als
versendet, storniere nichts und verschicke keine Nachrichten.

So entsteht eine nachprüfbare Versandarbeitsliste: eindeutig zugeordnete Positionen, ihr aktueller Status und ein begründeter nächster Prüfschritt. Ob die Ware im Lager bereits gepackt wurde, muss dein Lagerprozess bestätigen. Diese Information lässt sich aus dem Bestellstatus allein nicht ableiten.