Kaufland-Retouren auswerten: Status und Rücksendegründe mit KI prüfen

Offene Kaufland-Retouren erkennst du am Bearbeitungsstatus der einzelnen Rücksendepositionen. Ergänze dazu den Paketstatus und ordne jede Position ihrer bestellten Einheit zu. Für eine Auswertung der Rücksendegründe zählst du dagegen alle im festgelegten Zeitraum angelegten Rücksendepositionen, einschließlich bereits bearbeiteter Fälle. So erhältst du eine Arbeitsliste und eine Übersicht der gemeldeten Gründe.

Backlane kann die freigegebenen Kaufland-Daten im KI-Chat lesend abrufen. Die Verbindung beschreibt die Backlane-Dokumentation; Grundlagen zur Einordnung der Ergebnisse findest du im Praxisleitfaden zur Marktplatzanalyse mit KI. Die beiden Prompts hier sind Vorlagen und wurden nicht mit einem Händlerkonto ausgeführt. Das Beispiel ist frei erfunden.

Welche Retouren kann die Auswertung überhaupt erfassen?

Die Auswertung erfasst die über deine Anbindung verfügbaren Retourendatensätze. Kaufland beschreibt die automatische Retourenanlage für Händler, die DHL-Retourenlabels, DPD-Retourenlabels oder Kaufland Shipment Solutions nutzen. Prüfe deshalb zunächst, welche deiner Rücksendungen tatsächlich in diesem Prozess erfasst werden. Die offizielle Retourendokumentation erläutert diese Voraussetzung.

Eine erfolgreiche Abfrage ohne Treffer bedeutet „keine passenden Datensätze gefunden“. Sie beweist keine Retourenfreiheit deines gesamten Geschäfts. Lege den Seller-Account, den Kaufland-Ländermarktplatz (storefront, etwa de) und die Versandabwicklung fest. Zeige eine fehlende Berechtigung oder einen abgebrochenen Abruf als solchen an.

Was unterscheidet Retoure, Rücksendeposition und Bestellposition?

Eine Retoure enthält den Rücksendevorgang mit Paketstatus und gegebenenfalls Trackingdaten. Ihre Kennung ist id_return. Eine Rücksendeposition beschreibt einen einzelnen zurückzugebenden Artikel mit eigenem Bearbeitungsstatus und Rücksendegrund. Sie hat die Kennung id_return_unit und verweist über id_order_unit auf die bestellte Einheit.

Diese drei Ebenen dürfen nicht zusammengezählt werden. Eine Retoure mit drei Rücksendepositionen ist ein Vorgang mit drei Positionen. Zähle bei der Gründeanalyse jede eindeutige Rücksendeposition einmal. Nutze die Bestellposition nur zur Zuordnung des Artikels; ein ähnlicher Produkttitel reicht dafür nicht. Die Felder sind in der Kaufland-Endpunktdokumentation für returns, return-units und order-units beschrieben.

Welcher Status bedeutet welchen nächsten Prüfschritt?

Der Paketstatus beantwortet, wo der Rücksendevorgang steht. Der Positionsstatus beantwortet, wie der einzelne Artikel bearbeitet wurde. Ein eingegangenes Paket ist noch keine angenommene Rücksendeposition.

Ebene	Status	Bedeutung	Nächste Prüfung
Retoure	return_requested, label_generated	Rücksendung angefragt beziehungsweise Label erstellt.	Liegt bereits ein Versandnachweis vor?
Retoure	package_sent	Paket als versendet gemeldet.	Vorhandene Trackingdaten prüfen.
Retoure	package_received	Paket als eingegangen gemeldet.	Bearbeitungsstatus der enthaltenen Positionen prüfen.
Position	need_to_be_returned	Position soll zurückgesendet werden.	Paketstatus und gegebenenfalls Wareneingang abgleichen.
Position	return_arrived	Rücksendeposition als angekommen gemeldet.	Warenprüfung und weiteren Bearbeitungsschritt klären.
Position	return_in_clarification, return_in_repair	Klärung beziehungsweise Reparatur läuft.	Zuständigkeit und nächsten internen Schritt prüfen.
Position	return_accepted, return_rejected, return_closed	Angenommen, abgelehnt beziehungsweise geschlossen.	Bei Bedarf den konkreten Abschluss prüfen; die Werte getrennt halten.

label_deleted beschreibt ein gelöschtes Retourenlabel. Daraus allein folgt weder, dass die Ware eingetroffen ist, noch dass jede zugehörige Position abgeschlossen wurde. Die Statuswerte stehen in der Endpunktspezifikation. Eine Änderung oder Erstattung ist ein eigener Arbeitsschritt und gehört nicht zur folgenden lesenden Prüfung.

Wie erhältst du eine Liste der noch zu prüfenden Fälle?

Beginne bei den Rücksendepositionen mit offenem Bearbeitungsbedarf. Eine Begrenzung auf „diese Woche angelegt“ würde ältere offene Fälle ausblenden. Rufe alle Ergebnisseiten für den vereinbarten Umfang ab und ergänze die jeweiligen Retouren über ihre Kennungen.

Prüfe ausschließlich lesend die Kaufland-Verbindung
[Verbindungsname], storefront [Ländercode], Versandabwicklung
[fulfillment_type]. Ändere keine Daten und sende keine Nachrichten.

Lies return-units mit den Status need_to_be_returned,
return_arrived, return_in_clarification und return_in_repair.
Setze keine Untergrenze für das Erstellungsdatum: Auch alte
offene Fälle gehören dazu. Lies alle Ergebnisseiten mit
limit und offset; zähle jede id_return_unit nur einmal.

Ergänze je eindeutiger id_return den Retourenstatus.
Zeige id_return_unit, id_return, id_order_unit, Positionsstatus,
Retourenstatus, Erstellungsdatum und nächsten Prüfschritt.
Gib keine Kundennamen, Adressen, Kontaktdaten oder Freitextnotizen aus.

Gruppiere nach angekommen, in Klärung, in Reparatur und noch
zurückzusenden; sortiere darin nach Erstellungsdatum, älteste zuerst.
Leite aus dem Alter keine verbindliche Fristüberschreitung ab.
Nenne Abrufzeitpunkt, Quelle, Umfang und Vollständigkeit.
Kennzeichne fehlende Zuordnungen und Abruffehler ausdrücklich.

Das Erstellungsdatum zeigt hier das Alter des Datensatzes. Es sagt nicht, seit wann genau der aktuelle Status besteht. Für eine Liste mit verbindlichen Bearbeitungsfristen brauchst du zusätzlich die jeweils geltende Frist und deren nachgewiesenen Startzeitpunkt.

Wie wertest du Rücksendegründe sinnvoll aus?

Für Gründe verwendest du einen festen Zeitraum nach dem Erstellungsdatum der Rücksendeposition. Alle Bearbeitungsstatus gehören dazu: Würdest du nur offene Fälle zählen, verschwänden schnell erledigte Retouren aus der Analyse.

reason enthält einen gemeldeten Grund wie wrong_size, defect oder misleading_description. Der Code no_reason bedeutet, dass kein Grund angegeben wurde. Er ist von einem fehlenden oder unbekannten Datenwert zu unterscheiden. Ein gemeldeter Defekt ist zunächst eine Angabe zum Rücksendevorgang; er ersetzt keine Warenprüfung.

Werte lesend die Kaufland-Rücksendepositionen der Verbindung
[Verbindungsname], storefront [Ländercode], Versandabwicklung
[fulfillment_type] aus. Zeitraum: [Startdatum] 00:00 einschließlich
bis [Enddatum] 00:00 ausschließlich, Europe/Berlin.

Nenne zuerst die umgerechneten Zeitgrenzen. Wähle return-units
nach ts_created_iso, ohne Statusfilter. Nutze für den Abruf
ts_created_from_iso mit kleinem Überlappungsbereich und begrenze
die Ergebnisse danach exakt auf beide Zeitgrenzen.
Lies alle Seiten und zähle jede id_return_unit nur einmal.

Gruppiere nach reason und zeige Anzahl sowie Verteilung der
aktuellen Positionsstatus. Führe no_reason und fehlende oder
unbekannte Werte getrennt. Zeige Gesamtzahl, Abrufzeitpunkt
und eventuelle Datenlücken. Berechne keine Retourenquote.

Erstelle zu den zwei häufigsten konkreten Gründen eine Prüffrage.
Behaupte keine bestätigte Ursache. Gib keine Kunden- oder
Adressdaten und keine Freitextnotizen aus. Ändere nichts.

Der Abruf bietet eine untere Erstellungsgrenze; die obere Grenze wird anschließend anhand der zurückgegebenen Zeitstempel geprüft. Die Pagination verhindert, dass nur die erste Ergebnisseite zur vermeintlichen Gesamtauswertung wird.

Wie sieht eine hilfreiche Auswertung im Händleralltag aus?

Frei erfundenes Beispiel: Für einen abgeschlossenen Monat findest du 20 Rücksendepositionen: acht mit wrong_size, fünf mit defect, vier mit no_reason und drei mit dislike. Davon sind sechs aktuell return_arrived. Diese sechs gehören in die operative Prüfung. Die acht Größenmeldungen begründen eine gesonderte Prüfung der betroffenen Varianten und Größenangaben.

Für diesen zweiten Schritt ordnest du die Rücksendepositionen über id_order_unit den Artikeln zu. Fehlende Zuordnungen bleiben sichtbar. Erst dann lässt sich prüfen, ob sich die Größenmeldungen bei einer bestimmten Variante häufen.

Die 20 Positionen sind keine Retourenquote und auch nicht automatisch 20 eingetroffene Artikel. Eine Quote benötigt zusätzlich passende Verkaufs- oder Versandmengen, eine eindeutige Definition und einen zeitlich vergleichbaren Bezug. Für den Tagescheck genügt die belastbare Arbeitsliste; für eine Ursachenprüfung sind die gemeldeten Gründe der Ausgangspunkt.